Conseils

Vous allez déménager, voyager ou rester à l'étranger durant une plus ou moins longue période et vous voulez garder la maîtrise de votre courrier pour ne pas avoir de mauvaises surprises (factures à payer, rappels de paiement, huissiers....), voici les options : 

• soit vous avez une personne de confiance qui peut relever ouvrir votre courrier;
• soit faire garder votre courrier dans un bureau de poste (de 1 à 2 semaines);

• soit faire transférer votre courrier vers une adresse en Belgique ou à l’étranger (de 2 à 11 semaines)

  Consultez le site de B-post pour en savoir plus et faire votre choix : Transférer ou conserver le courrier | bpost

  Pour les courriers recommandés, il y a aussi différentes possibilités de livraison tout en étant informé : Vos recommandés directement dans votre boite aux lettres | bpost

Pourquoi ceux-ci peuvent -il vite grimper?

Vous êtes un particulier et avez une dette d'un montant réduit.  Vous me dites souvent que vous ne comprenez pas pourquoi vous devez la payer aujourd'hui multipliée par 10, 15, 100 et trouvez cela disproportionné.  Laissez-moi vous en dire plus.

Vous recevez une facture/ une amende et vous ne la/le payez pas dans le délai indiqué.  Vous avez l'occasion à la suite d'un rappel gratuit envoyé par le créancier (obligatoire ou non selon les dispositions légales applicables dans votre cas), de payer, de solliciter une facilité de paiement (plan de paiement) ou de contester dans les 14 jours (sauf autre indication légale).

A défaut de contestation ou de paiement, vous recevrez un nouveau rappel/invitation à payer/une mise en demeure qui peut comporter des frais mais limités (indemnité forfaitaire et/ou intérêts légaux et les frais postaux) à raison d'environ 65 euros maximum.  C'est le cas notamment des commerçants qui peuvent prévoir ce type de frais dans leurs conditions générales de vente ; les autorités peuvent également prévoir des frais administratifs.

Ensuite, si la dette n'est toujours pas entièrement réglée ou contestée, nous entrons alors en phase judiciaire du recouvrement de la dette.  Celle-ci peut débuter par un jugement mais ce n'est pas toujours requis.  En effet, la créance due à une autorité ne requiert pas nécessairement un jugement pour être exécutée (mais un autre titre exécutoire, tel par exemple, une contrainte émise par une autorité publique).  Un huissier de justice pourra alors être chargé de récupérer la dette et commencera à appliquer des frais, établis en tenant compte du dossier mais toujours fixés en fonction du tarif légal.  Vous pourrez recevoir un commandement de payer/sommation de paiement.  Pour remplir sa mission, l'huissier de justice devra effectuer certaines vérifications obligatoires (ex. : notamment le Registre national, le fichier central des saisies, accès aux bases de données sur la solvabilité...), se déplacer pour vous remettre des documents... : tout ceci, outre son honoraire de recouvrement, est facturé. 

Sachez que pour les taxes et redevances impayées, il peut y avoir des nuances quant aux rappels, aux délais de délais de réaction et aux frais qui vous seront imputés, dans ce cas contactez l'instance concernée (Région, Commune).

Le conseil est donc de réagir rapidement si l'on a besoin d'informations ou de facilités de paiements. 

Vous avez une ou plusieurs boîtes mail?

Etes-vous sûr de les utiliser toutes régulièrement? Si oui, consultez-les régulièrement (y compris l'e-box ou Peppol pour les entreprises).  Si pas, désactivez-les.  Pour l'e-box, voici comment faire : Comment puis-je désactiver My eBox? | eBox

N'oubliez pas de consulter régulièrement les spams (courrier indésirable).

Vous déménagez ? 

Faites-le nécessaire pour votre changement d'adresse ! Contactez votre nouvelle commune et la poste pour que votre courrier soit conservé ou envoyé à votre nouvelle adresse. Informez vos contacts réguliers, y compris l'huissier de justice en charge de votre dossier. Il en va de même en cas de changement d’email ou de numéro de téléphone.

Transfert du courrier en cas de déménagement | bpost

Vous rencontrez des difficultés avec le plan de remboursement de votre dette ? 

Contactez au plus vite l'huissier de justice ou la société de recouvrement de dettes pour analyser les éventuelles possibilités. Sachez que ces intermédiaires dépendent de la bonne volonté de votre créancier qui est libre d'accepter ou non une autre solution.

Vous avez accepté un plan de paiement échelonné, très bien. N’oubliez pas, les sommes doivent être sur le compte renseigné par l'huissier de justice à la date convenue. Pour ce faire :

• prévoyez un ordre permanent sur votre compte quelques jours avant cette date (tenez compte des délais de traitement entre banques) ;
• encore mieux, prévoyez un ordre permanent à la date où vous recevez votre revenu ; 
• vous ne possédez pas de compte et préférez payer en espèces, prévoyez cette possibilité dans votre plan de paiement ainsi que la méthode à suivre : prise de rendez-vous ? comment ? preuves de paiement à vous remettre, etc. 

Vous rencontrez des difficultés à payer votre précompte immobilier ? Demandez un étalement des paiements.

• Région de Bruxelles-Capitale (4 mensualités maximum) : Demande de rendez-vous | MyTax
• Région flamande : Afbetalingsplan voor Vlaamse belastingen | Vlaanderen.be
• Région wallonne : Mon Espace

Vous n’avez pas d’ordinateur ou d’accès à internet, il existe des solutions !

Vous trouverez près de chez vous des espaces publics numériques où, pour quelques euros, vous pourrez apprendre à utiliser un ordinateur, faire une recherche sur internet, créer une boite email, etc. avec l’aide d’experts. Voici quelques liens utiles : 

• Région de Bruxelles-Capitale : Les Espaces Publics Numériques labellisés | Région de Bruxelles-Capitale
• Région flamande : Openbare computerruimten
• Région wallonne : EPN de Wallonie

Enregistrez soigneusement les coordonnées de votre client (adresse postale, e-mail et n° de téléphone) lors :

• de la signature du contrat ;
• de chaque achat ou visite ;
• de l'envoi de chaque facture.

Ne le faites que si le client accepte d'être contacté par ces canaux. 

• Préconisez le canal de communication habituellement utilisé par votre client. En l'absence de réaction, utilisez un autre canal. Si vous ne connaissez pas ses préférences, envoyez le document à la fois par courrier et par e-mail. Activez si possible un accusé de réception ou de lecture. 
• Tenez compte du fait que des courriers peuvent parfois s'égarer, notamment en cas de grève. Seuls les envois recommandés et les colis disposent d'un numéro de suivi (code-barres), pas les courriers ordinaires. 
• Validez l'adresse postale de votre client via l'outil mis à disposition par Bpost : Outil de validation des adresses | bpost
• Si votre client est un consommateur, assurez-vous de bien respecter la procédure prévue par le Livre XIX du Code de droit économique : un premier rappel gratuit avec un délai de réponse d'au moins 14 jours calendrier, suivi d'une mise en demeure mentionnant le montant dû, les frais applicables et leur mode de calcul. C'est la phase amiable du recouvrement. À défaut de paiement ou d'accord amiable, le dossier peut être confié à un huissier de justice pour en assurer le recouvrement dans un cadre (extra)judiciaire.
• Assurez un suivi régulier du dossier et évitez les longues périodes sans réaction. 
• Conservez l'ensemble des documents envoyés et l'historique des échanges. Ces éléments seront utiles à l'huissier de justice et pourront être réclamés par le débiteur.

- Il va de soi que la dette reste due, mais il faut éviter notamment l’invocation du délai de prescription. Il est donc intéressant de mener ou de faire mener un acte de recouvrement interruptif de cette prescription.

 - Il est aussi essentiel de respecter le livre XIX du Code de droit économique en ce qui concerne le débiteur consommateur. Il faut envoyer un rappel gratuit au consommateur (délai de 14 jours pour lui permettre de réagir) suivi d’une mise en demeure (avec éventuellement une indemnité limitée) lui laissant à nouveau 14 jours pour réagir. 

- Il faut bien vérifier l’adresse au registre national avant tout envoi, car les débiteurs ne pensent pas toujours à faire corriger leur registre national après un éventuel déménagement. Il se peut que l’adresse ait changé entre le moment du constat de la dette et la mise en recouvrement.

- Il est intéressant de privilégier l’envoi via plusieurs canaux de communication, car vous pouvez être confronté à des courriers non ou mal distribués (grève de B-post, etc.) ou à des spams ou boites e-mail non consultées (My eBox, etc.).

- Que le débiteur soit un consommateur ou une entreprise, je vous recommanderais de suivre chaque dossier et d’envoyer au moins un rappel avant de saisir un huissier de justice pour le recouvrement. Vous pouvez y indiquer que la phase amiable du recouvrement prend fin avec ce rappel et que le recouvrement judiciaire commencera et sera donc associé à des frais légaux.s

- Je vous recommande de bien communiquer à l’huissier de justice tout paiement ou toute solution amiable trouvée en direct avec le débiteur.

• Prévoyez dans vos conditions générales de vente et dans vos contrats une clause relative aux retards de paiement, aux paiements partiels et aux défauts de paiement. Pour les consommateurs, une clause indemnitaire est possible, mais légalement plafonnée (voir art. XIX.4 du Livre XIX du Code de droit économique).
• Mentionnez dès le premier rappel gratuit les conséquences d'un défaut de paiement : montant de la clause indemnitaire et taux d'intérêt applicables, avec renvoi à vos conditions générales.
• Dans votre mise en demeure, précisez le montant exact de la clause indemnitaire et des intérêts dus.
• Indiquez toujours clairement à qui et comment le paiement doit être effectué, afin d'éviter qu'une partie vous soit directement versée et l’autre partie à l'huissier de justice.
• Une fois le dossier confié à un huissier de justice, il informe le débiteur des frais de recouvrement. La transparence relative aux frais contractuels vous incombe en premier lieu, en amont de tout transfert du dossier.

• Examinez les possibilités à votre disposition : étalement du paiement, plan de remboursement, délai supplémentaire. Un accord amiable est souvent préférable à une longue procédure coûteuse.
• Si vous convenez d’un plan de paiement, formalisez-le par écrit et précisez les conséquences en cas de non-respect.

• Corrigez immédiatement la situation : si la dette a déjà été payée, annulez les montants et frais indûment réclamés.
• Le cas échéant, prenez en charge les frais de recouvrement lorsqu'ils résultent d'une erreur de votre part.
• Informez sans délai l'huissier de justice afin qu'il cesse toute démarche.

• Conservez, tant pour vous que pour le débiteur, des éléments probants retraçant l’historique des envois effectués par le débiteur en lien avec la dette. Ils doivent permettre d’attester que l’adresse e-mail utilisée correspond bien à celle communiquée par le débiteur et que l’adresse postale utilisée est celle reprise au Registre national au moment de l’envoi.
• Lorsque le débiteur indique ne jamais avoir reçu vos courriers : utilisez autant que possible son canal de communication habituel. En l’absence de réaction, alternez     entre courrier (éventuellement recommandé), e‑mail et téléphone. Activez, lorsque c’est possible, les options d’accusé de réception et/ou de confirmation de lecture.

Lorsqu’il est question d’une saisie auprès d’un tiers, informez le débiteur le plus rapidement possible des différentes étapes de la procédure en précisant, le cas échéant, les délais légaux applicables ainsi que la durée potentielle de la procédure qui peut s'étendre sur plusieurs semaines voire mois. Dans les situations les plus complexes ou prolongées, il peut être opportun de prévoir, par exemple, un état des lieux annuel.

• transmettre systématiquement les documents au débiteur par plusieurs canaux : courrier postal, e‑mail, et pas uniquement via l’e‑box (cette dernière est souvent oubliée par les    débiteurs). Multiplier les canaux réduit les contestations, notamment en période de perturbations des services postaux (p. ex. grèves B‑post). Cette recommandation vaut également pour les huissiers de justice.
• vérifier l’existence d’une contestation et d’y répondre avant de saisir un huissier de justice
• contrôler tout paiement déjà reçu avant la saisie : vérifier le nom, le numéro de compte et la référence de paiement
• saisir l’huissier de justice sans délai excessif afin d’éviter les incompréhensions liées au temps écoulé.

Dès le début de la saisie, informez le débiteur :

· des délais légaux à respecter dans le cadre de la saisie ;

· du caractère collectif de la saisie ;

· des critères minimums à atteindre pour pouvoir commencer la répartition (cf. les recommandations de la Chambre nationale : % minimum de montant saisi, estimation de la durée de la saisie).

Suggestion de texte : « Si l’étude reçoit X euros par mois et vu les frais de recouvrement de votre dossier, nous pourrions envisager de commencer la répartition à partir de……. »

Pendant la saisie :

· Communiquez un état des lieux de la saisie ;

· Respectez et faites respecter (les créanciers) les délais légaux ;

· Quand les conditions sont réunies, communiquez la date de lancement de la procédure de distribution. À ce moment-là, j’imagine que vous pourrez mieux estimer quand vous établirez le projet de procès-verbal de distribution et que vous pourrez donc le communiquer (à titre indicatif) au débiteur.

Suggestion de texte : « A ce moment et sauf imprévu, nous pourrions établir le projet de procès-verbal de distribution à partir du …. »

À la fin de la saisie :

En ce qui concerne la présentation du projet de procès-verbal de distribution, mettez en évidence les éléments qui intéressent le débiteur, à savoir :

· la date du document ;

· un tableau avec l’actif, le passif et le résultat ;

· la suite : main levée ou non, et les raisons

• Proposez un plan réaliste. Si possible, tenir compte de la capacité de remboursement du débiteur (enquête de solvabilité) et des informations disponibles sur sa situation financière, notamment l’existence d’autres saisies ou plans de paiement connus.
• Fixez clairement les modalités du plan. Confirmer au débiteur, par écrit, le montant des mensualités, les dates de paiement et le montant total restant dû.  Précisez bien les conséquences d’un retard/de l’absence de paiement.
• Expliquez le montant réclamé. Le débiteur doit pouvoir comprendre ce qu’il paie : la dette principale, les intérêts et les éventuels frais ou indemnités légalement dus.
• Tenez compte des délais de paiement. Un paiement effectué à l’approche d’un week-end ou d’un jour férié peut arriver plus tard sur le compte. En cas de doute, il est utile de vérifier la situation avant de considérer le non-respect d’une échéance.
• En cas de paiement non reçu, communiquez clairement avec le débiteur. Lorsque cela est opportun, contactez-le afin de signaler le retard, de lui permettre de régulariser la situation et de l’informer clairement des conséquences si le paiement n’est pas effectué.

 Par exemple :

« Selon le plan de paiement convenu, un montant de XXX euros devait être payé pour le [date]. À ce jour, nous n’avons pas reçu ce paiement. Nous vous invitons à régulariser la situation pour le [date]. Si le paiement a déjà été effectué, vous pouvez nous en transmettre la preuve. À défaut de régularisation, [indiquer clairement la suite qui sera donnée au dossier]. En cas de difficultés qui vous empêchent de respecter le plan convenu, contactez l’étude afin d’examiner si une solution peut encore être envisagée. »

• Rappelez-lui les conditions du plan de paiement octroyé ou de toute autre facilité de paiement.
• Expliquez-lui que la saisie fait suite :

a) au non-respect des conditions d’octroi d’un plan de paiement. Communiquez-lui les éléments justificatifs via un tableau reprenant dans une colonne ce qui aurait dû être payé versus ce qui l’a été (ou pas) ;

Conditions (25 du mois : 50 euros) En réalité (exemple) :

                                                        25/01/26 50

                                                        25/02/26 10

                                                        25/03/26 0

                                                        25/04/26 0

b) à l’absence de réaction à un ou plusieurs rappels éventuels ;

c) au fait qu’il n’a pas pris la peine de contacter l’étude pour signaler ses difficultés et proposer une solution.

• Indiquez-lui éventuellement d’autres solutions possibles pour éviter la saisie.
• Laissez-lui encore un délai pour se mettre en ordre en mentionnant une date précise et précisez le supplément financier que cette saisie va engendrer.

Conseil général

Demandez à votre mandant les documents envoyés au débiteur, s’il y a reçu une contestation du débiteur et quelle réponse le mandant aurait fourni.