Procédure

1. RÉGLEMENTATION APPLICABLE

• Titre 4 du Livre XVI du Code de droit économique (loi du 4 avril 2014)
• Arrêté royal du 16 février 2015 précisant les conditions à remplir par l'entité qualifiée visée au livre XVI du Code de droit économique
• Directive 2013/11/UE du Parlement européen et du Conseil du 21 mai 2013 relative aux modes alternatifs de résolution des litiges de consommation
• Le livre IV de la deuxième partie du Code judiciaire (articles 509 à 555/2)
• Le code de déontologie des huissiers de justice

2. COMPÉTENCES DE L'OMBUDSMAN

2.1 LITIGES DE CONSOMMATEURS

L'ombudsman des huissiers de justice est une entité qualifiée pour le règlement extrajudiciaire des litiges des consommateurs, indépendante et impartiale au sens du livre XVI du Code de droit économique et ainsi reconnue par le service public fédéral Economie.

L'ombudsman des huissiers de justice est habilité à traiter toute demande d'intervention dans un litige de consommateurs visé à l'article I, 19, 2° du Code de droit économique. Dans ce contexte, on entend par « litige de consommation » : un litige contractuel entre le consommateur et le (candidat-)huissier de justice dans l'exercice de sa profession.

Bien qu'il n'y ait pas de relation contractuelle entre l'huissier de justice et le débiteur dans une procédure de recouvrement, la résolution extrajudiciaire des litiges peut toujours être considérée comme faisant partie de l'exécution d'un contrat de consommation, si le contrat sous-jacent est un contrat de consommation.

L'ombudsman n'est pas compétent pour le règlement disciplinaire des litiges. En revanche, il répond aux questions relatives à la procédure de résolution extrajudiciaire des litiges, quelle que soit le statut du demandeur.

2.2 LITIGES DE NON CONSOMMATION

En plus de son rôle en tant qu'entité qualifiée pour le règlement extrajudiciaire des litiges de consommateurs, tel que défini dans le livre XVI du Code de droit économique, l'ombudsman des huissiers de justice est également compétent pour traiter les interventions de tiers ayant un litige avec un (candidat-)huissier de justice concernant l'exercice de sa profession.

L'ombudsman n'est pas compétent pour le traitement disciplinaire des litiges.

Par tiers, on entend toute personne autre que celles visées à l'article 2.1 du présent règlement, à l'exception des (candidats-)huissiers de justice, de leurs collaborateurs et des organes de leur ordre professionnel.

La compétence décrite à l'article 2.2 concerne le règlement des litiges non liés à la consommation, où l'ombudsman n'intervient pas en tant qu'entité qualifiée reconnue au sens du livre XVI du Code de droit économique.

L'ombudsman répond à toutes les questions d'information sur le règlement extrajudiciaire des litiges, quelle que soit le statut du demandeur.

3. HUISSIERS DE JUSTICE

Ce règlement s'applique aux huissiers de justice et aux candidats-huissiers de justice qui sont membres de la Chambre nationale des huissiers de justice.

4. LANGUE DE LA PROCÉDURE

5. INTRODUCTION DE LA DEMANDE

La demande est introduite par écrit (par courrier, e-mail ou via le formulaire en ligne). Elle doit mentionner l'identité et l'adresse du plaignant.

La demande peut être introduite par le demandeur lui-même, par l'intermédiaire de son conseil ou, sous réserve de la présentation d'une procuration, par un autre représentant. Toute communication se fera par l'intermédiaire de ce représentant.

La demande est irrecevabke dans chacun des cas suivants :

1. la demande est introduite de manière anonyme ou le (candidat-)huissier de justice concerné n’est pas identifié ;
2. la demande concerne le règlement d'un litige qui fait ou a fait l'objet d'une action en justice ;
3. la demande est fictive, offensante ou diffamatoire ;
4. la demande ne relève pas des litiges pour lesquels l'ombudsman des huissiers de justice est compétent conformément à l'article 2 ;
5. le traitement de la demande compromettrait gravement le bon fonctionnement du service de l'ombudsman ;
6. la demande n'a pas été préalablement soumise au (candidat-)huissier de justice concerné ou a été introduite il y a plus d'un an. La preuve de ce contact préalable peut être apportée par tout moyen de droit.

6. DEMANDE COMPLÈTE

La demande doit être claire, complètement formulée et accompagnée de tous les documents utiles permettant d’examiner sa recevabilité.

Le consommateur doit préciser si la demande :

• est en cours de traitement ou a déjà été traitée par une autre instance compétente ou une instance judiciaire ;
• a déjà été soumise au (candidat-)huissier de justice concerné, et ce, il y a moins d’un an.

L'ombudsman fournit une liste des informations et documents requis permettant au demandeur de vérifier si sa demande est complète. Cette liste est consultable sur le site internet de l'ombudsman ou peut être envoyée par courrier sur requête.

L'ombudsman informe les parties de la date de réception de la demande complète ainsi que de la situation du demandeur au regard des articles 2.1 ou 2.2. De plus, les parties sont informées de leur droit de se retirer à tout moment de la procédure, à condition d’en faire la notification officielle. Après réception de cette notification, l'ombudsman met fin à son intervention et en informe l’autre partie.

L'ombudsman dispose d’un délai de 21 jours ouvrables après réception de la demande complète pour informer les parties de l’acceptation ou du refus du traitement de la demande. Un refus se justifie uniquement par les raisons mentionnées à l’article 5.

En soumettant une demande, le demandeur autorise sa transmission au (candidat-)huissier de justice concerné afin que celui-ci puisse faire connaître son point de vue.

Les parties décident librement si elles souhaitent être assistées ou représentées par un tiers. Elles peuvent à tout moment obtenir un avis indépendant.

7. COÛT DE LA PROCÉDURE

L'intervention de l'ombudsman est gratuite.

8. DURÉE DE TRAITEMENT

La demande est traitée dans un délai maximum de 90 jours ouvrables à compter de la réception de la demande complète, conformément à l'article 6 du présent règlement.

Dans des cas exceptionnels, ce délai peut être prolongé une fois de la même période, à condition que les parties soient informées avant l'expiration du délai initial et que la prolongation soit justifiée par la complexité de la demande.

9. TRAITEMENT

9.1. PRINCIPES

L'ombudsman se charge de la demande en vue d'une solution amiable et de manière indépendante et impartiale. L'ombudsman est tenu au secret professionnel.

L'ombudsman fournit à toutes les parties une copie de tous les documents pertinents soumis par les autres parties. L'huissier de justice ou le candidat-huissier de justice peut, à titre exceptionnel et pour des raisons de secret professionnel, demander à l'ombudsman de garder certaines informations confidentielles et de ne pas les divulguer à l'autre partie.

Pour former son opinion, l'ombudsman peut utiliser des informations complémentaires à celles fournies par les parties. Dans son analyse, il tient compte des lois et règlements applicables à la profession d'huissier de justice, ainsi que de toute autre information pertinente qui contribue à la résolution de la requête.

L'ombudsman n'est pas lié par la formulation exacte des griefs dans la demande. Toutes les informations reçues dans le cadre du règlement extrajudiciaire d'un litige de consommation sont traitées de manière confidentielle. Ces informations ne peuvent être utilisées qu'à des fins de résolution des litiges, sauf si leur traitement est nécessaire à la préparation du rapport annuel.

9.2. DÉROULEMENT DE LA PROCÉDURE

À partir du moment où l'ombudsman décide de traiter la demande complète, comme le prévoit l'article 6, paragraphe 4, le (candidat-)huissier de justice dispose de 30 jours ouvrables pour communiquer son point de vue à l'ombudsman et fournir tous les documents pertinents.

Chaque partie est informée par l'ombudsman de tous les documents, arguments et faits avancés par l'autre partie et a la possibilité d'y répondre, par voie électronique ou sur papier, dans un délai de 15 jours ouvrables.

Si les délais prévus au premier ou au deuxième paragraphe ne sont pas respectés, l'ombudsman évalue rapidement s'il existe une raison valable. S'il existe une raison valable, l'ombudsman prolonge les délais de 2 jours ouvrables. Si les délais fixés ou prolongés ne sont pas respectés, la procédure est close.

L'ombudsman peut décider d'entendre les parties afin d'obtenir des informations supplémentaires.

9.3. RÉSULTAT DE LA PROCÉDURE

Lorsque l'ombudsman est parvenu à un règlement amiable, il clôt le dossier et en envoie la confirmation à toutes les parties, par écrit ou sur un autre support durable.

Avant de décider de suivre la solution proposée, l'ombudsman informe les parties :

• du choix qui leur est offert d'accepter ou de suivre la solution proposée ;
• des conséquences juridiques si elles acceptent la solution proposée ou trouvée ;
• de la possibilité que la solution proposée diffère d'une décision de justice.

Lorsqu'un règlement amiable ne peut être trouvé, l'ombudsman informe les parties de la même manière et peut en même temps faire une recommandation à l'huissier de justice ou au candidat-huissier de justice concerné, avec copie au demandeur.

Si le (candidat-)huissier de justice ne suit pas la recommandation, il dispose d'un délai de 30 jours ouvrables pour communiquer son avis motivé à l'ombudsman et au demandeur.

L'ombudsman peut également adresser une recommandation au demandeur, avec copie à l'huissier de justice ou au candidat-huissier de justice.

9.4. EFFET JURIDIQUE DU RÉSULTAT ET FORCE EXÉCUTOIRE

Si les parties parviennent à un accord ou indiquent qu'elles suivront une recommandation de l'ombudsman, elles sont tenues de s'y conformer.

Si elles ne respectent pas l'accord ou la recommandation acceptée, la partie intéressée peut saisir le tribunal compétent pour obtenir l'exécution de l'accord. 

10. DISCIPLINE

Le présent règlement n'affecte pas la compétence disciplinaire de tribunal disciplinaire, de la Chambre nationale des huissiers de justice, des chambres d'arrondissement, des commissions et auditorats disciplinaires, des tribunaux de première instance et des cours d'appel.

11. PRESCRIPTION ET RECOUVREMENT

11.1. LITIGES DE CONSOMMATION

Conformément à l'article XVI.27 du Code de droit économique, les délais de prescription des litiges de consommation visés à l'article 2.1 du présent règlement de procédure sont suspendus à compter du jour de la réception de la demande complète jusqu'à la date à laquelle le traitement de la demande est refusé ou le résultat du règlement du litige est communiqué aux parties par l'ombudsman.

Conformément à l'article XVI.27 du Code de droit économique, toute procédure de recouvrement des litiges de consommation visés à l'article 2.1 du présent règlement de procédure est suspendue à compter du jour où l'ombudsman communique la réception de la demande complète à l'huissier de justice jusqu'à la date à laquelle l'examen de la demande est refusé ou le résultat du règlement du litige est communiqué aux parties par l'ombudsman.

11.2. LITIGES DE NON CONSOMMATION

Ni les délais de prescription ni les procédures de recouvrement ne sont suspendus pendant le traitement des litiges de non consommation visés à l'article 2.1. du présent règlement de procédure.

12. CONFLIT D'INTÉRÊT

Conformément à l'article XVI.26 du Code de droit économique, l'ombudsman informe immédiatement les parties de toute circonstance susceptible d'affecter son indépendance ou son impartialité ou de créer un conflit d'intérêts avec l'une des parties.

Lorsqu'une telle circonstance se présente, si possible, un autre membre du personnel du bureau de l'ombudsman sera chargé de la résolution extrajudiciaire du litige. Si cela n'est pas possible, les parties seront informées et auront la possibilité de s'opposer à la poursuite de la procédure par la personne concernée.