Procédure

1. Règlementation applicable

  • Titre 4 du livre XVI du code de droit économique (loi du 4 avril 2014);
  • Arrêté royal du 16 février 2015 précisant les conditions auxquelles doit répondre l’entité qualifiée visée au livre XVI du code de droit économique ;
  • Directive 2013/11/UE du Parlement européen et du Conseil du 21 mai 2013 relative au règlement extrajudiciaire des litiges de consommation;
  • Livre IV de la deuxième partie du Code judiciaire (articles 509 à 555/2);
  • Le code de déontologie des huissiers de justice.

2. Compétence de l’ombudsman

2.1. Litiges de consommation

L’ombudsman des huissiers de justice est une entité qualifiée de règlement extrajudiciaire des litiges, indépendante et impartiale au sens du livre XVI du Code de droit économique, et reconnue par le service public fédéral économie.

L’ombudsman des huissiers de justice est compétent pour traiter tout litige de consommation, au sens de l’article I, 19, 2°, du Code de droit économique. Dans ce contexte, il est entendu par « litige de consommation » : tout litige contractuel entre un consommateur et un (candidat-)huissier de justice en rapport avec l’exercice de sa profession.

Bien qu’il n’existe pas de relation contractuelle entre l’huissier de justice et le débiteur (qui fait l’objet d’une procédure de recouvrement de dettes), la procédure de règlement extrajudiciaire peut être considérée comme accessoire à l'exécution d'un contrat de consommation qui serait le contrat sous- jacent.

Le règlement disciplinaire des litiges est exclu de la compétence de l’ombudsman.

L’ombudsman fournit une réponse aux demandes d’information relatives à la procédure extrajudiciaire de règlement des litiges, quelle que soit la qualité du demandeur.

2.2. Litiges autres que des litiges consommation

Outre sa compétence en tant qu’entité qualifiée pour le règlement extrajudiciaire des litiges, au sens du livre XVI du code de droit économique, l’ombudsman des huissiers de justice est compétent pour toute demande d’un tiers qui rencontre un litige avec un (candidat-)huissier de justice, en lien avec sa profession.

Le règlement disciplinaire des litiges est exclu de la compétence de l’ombudsman.

Par tiers, on entend toute personne autre que celle visée par le 2.1 de ce règlement à l’exception des (candidat-)huissiers de justice, de leurs collaborateurs et des organes de leur ordre professionnel.

La compétence décrite sous 2.2. concerne le règlement des litiges autres que des litiges de consommation et dans lesquels l’ombudsman n’intervient pas comme entité qualifiée, au sens du livre XVI du Code de droit économique.

L’ombudsman fournit une réponse auxdemandes d’informationrelatives à la procédure extrajudiciaire de traitement des litiges, quelle que soit la qualité du demandeur.

3. Huissier de justice

Les dispositions du présent règlement s’appliquent aux huissiers de justice et aux candidats-huissiers de justice, membres de la Chambre nationale des huissiers de justice.

4. Langue de la procédure

Le demandeur peut introduire sa demande soit en français, soit en néerlandais.

La procédure se déroule dans la langue de la demande de médiation.

Pour les besoins de la procédure et si l’ombudsman l’estime nécessaire, certaines communications et/ou certains documents peuvent être acceptés dans l’autre langue; soit, selon le cas, en français ou en néerlandais. Dans ce cas, l’ombudsman veille à leur traduction dans la langue de la procédure.

5. Introduction de la demande

La demande est introduite par écrit (par voie postale, par email ou via le formulaire en ligne). Elle mentionne l’identité et l’adresse du plaignant.

La demande peut être introduite par le demandeur lui-même, par son avocat ou, moyennant la présentation d’une procuration, par un autre représentant. Dans ce cas, toutes les communications s’effectueront via ce réprésentant.

La demande est irrecevable dans les cas suivants:

  1. la demande est anonyme ou le (candidat-) huissier de justice contre qui la demande est dirigée n’est pas identifié;
  2. la demande tend au règlement d’un litige qui fait ou a déjà fait l’objet d’une action en justice;
  3. la demande est fantaisiste, vexatoire ou diffamatoire;
  4. la demande ne relève pas des litiges pour lesquels l’ombudsman des huissiers de justice est compétent en vertu de l’article 2;
  5. son traitement entraverait gravement le fonctionnement effectif du service de médiation;
  6. la demande n’a pas été préalablement soumise à l’étude de l’(du) (candidat-) huissier de justice concerné ou l’a été, il y a plus d’un an. La preuve de ce premier contact peut-être apportée par toute voie de droit..

6. Demande complète

La demande est claire et décrite de manière complète, ainsi qu’accompagnée de tous les documents utiles à l’appréciation de la recevabilité.

Le demandeur mentionne si la demande:

  • est ou a déjà été traitée soit par une autre entité qualifiée ou par une instance judiciaire;
  • a déjà été soumise auprès de l’étude de l’(du) (candidat-) huissier de justice concerné, il y a moins d’un an.

La liste des données et documents qui permet au demandeur de vérifier si sa demande est complète est mise à disposition sur le site de l’ombudsman ou peut, sur demande de l’intéressé, être transmise par la poste.

L’ombudsman informe les parties de la date de réception de la demande complète et du fait que le demandeur se trouve dans la situation prévue par le 2.1 ou 2.2 du présent règlement. L’ombudsman informe également les parties de leur droit de se retirer de la procédure, à tout stade de celle-ci, moyennant une notification. Après réception de celle-ci, l’ombudsman met fin à son intervention et en informe l’autre partie.

L’ombudsman dispose d’un délai de vingt-et- un jours calendrier suivant la date de réception de la demande complète pour informer les parties de la décision de poursuivre ou de refuser le traitement de la demande. En cas de refus, la décision doit être fondée sur les motifs énoncés à l’article 5.

L’introduction de la demande implique l’acceptation de la transmission de celle-ci auprès de l’(du (candidat-) huissier de justice concerné afin que ce dernier puisse ensuite également communiquer son point de vue.

Les parties décident librement de se faire assister ou représenter par un tiers ou non et peuvent, à tout moment, solliciter un avis indépendant.

7. Coût de la procédure

L’intervention de l’ombudsman est gratuite.

8. Délai de traitement

Le règlement de la demande intervient dans un délai maximum de nonante jours calendrier qui suivent la reception de la demande complète conformément à l’article 6 du règlement.

À titre exceptionnel, ce délai est prorogeable, une seule fois pour une durée équivalente à condition que les parties en soient informées avant l’écoulement du délai initial et que cette prolongation soit motivée par la complexité de la demande.

9. Traitement

9.1. Principes

L’ombudsman instruit la demande en vue d’une solution amiable de manière indépendante et impartiale. L’ombudsman est tenu par le secret professionnel.

L’ombudsman communique à chacune des parties une copie des pièces versées au dossier par les autres parties. À titre exceptionnel, l’(le) (candidat-) huissier de justice peut, en raison du secret professionnel, demander à l’ombudsman que certaines informations soient confidentielles et qu’elles ne soient pas communiquées à l’autre partie.

L’ombudsman peut, pour se former son point de vue, faire appel à d’autres informations que celles fournies par les parties. Pendant l’analyse, l’ombudsman tient compte de la législation et de la réglementation applicable à la profession d’huissier de justice ainsi que de toute autre donnée pertinente en vue de la résolution de la demande.

L’ombudsman n’est pas limité par la formulation des griefs exposés dans la demande.

Tous les renseignements que le Service de médiation obtient dans le cadre d'un règlement extrajudiciaire d'un litige de consommation, sont traités de façon confidentielle.

Ils ne peuvent être utilisés que dans le cadre du règlement extrajudiciaire des litiges, à l'exception de leur traitement en vue du rapport annuel.

9.2. Déroulement de la procédure

À partir de la décision de l’ombudsman de poursuivre le traitement de la demande complète conformément à l’article 6, alinéa 4, l’(le) (candidat-) huissier de justice transmet dans les trente jours calendrier son point de vue à l’ombudsman, et lui communique toutes les pièces utiles.

Chaque partie est informée par l’ombudsman de tous les documents, arguments et faits avancés par l'autre et a la possibilité d’y réagir dans les quinze jours calendrier, sur papier ou sous forme électronique.

Si les délais du premier ou deuxième alinéa ne sont pas respectés, l’ombudsman jugera immédiatement s'il existe une raison valable. Si, en effet, il y a une raison valable, l’ombudsman prolonge les délais de deux jours calendrier. En cas de non-respect des délais, éventuellement prolongés, la procédure prendra fin.

L’ombudsman peut décider d’entendre les parties en vue de recueillir davantage d’informations.

9.3. Résultat de la procédure

Lorsque l’ombudsman parvient à un règlement amiable du litige, il clôture le dossier et envoie une confirmation par écrit ou sur un autre support durable aux parties concernées.

L’ombudsman informe les parties, avant qu’elles acceptent la solution proposée:

  • du choix dont elles disposent d’ accepter ou de suivre, ou non, la solution proposée;
  • des conséquences juridiques pour les parties lorsqu’elles acceptent la solution proposée ou trouvée;
  • de la possibilité que la solution proposée diffère d’une décision judiciaire.

Si un tel règlement amiable ne peut pas être obtenu, l’ombudsman en informe les parties de la même manière et peut, le cas échéant, formuler une recommandation à l’égard de/du (candidat-) huissier de justice concerné, avec copie au demandeur.

Si l’/le (candidat-) huissier de justice ne suit pas cette recommandation, il dispose d'un délai de trente jours calendrier pour faire connaître sa position motivée à l’ombudsman et au demandeur.

L’ombudsman peut également formuler une recommandation à l’égard du demandeur, avec copie à l’ (au) (candidat)-huissier de justice.

9.4. Conséquences juridiques du résultat et caractère exécutoire

Si les parties parviennent à un accord ou acceptent la recommandation de l’ombudsman, elles sont obligées de le respecter.

Si l’accord intervenu ou la recommandation acceptée ne sont pas respectés, toute partie intéressée peut demander son exécution devant le tribunal compétent.

10. Discipline

Le présent règlement est sans préjudice de la compétence disciplinaire des chambres d’arrondissement, de la Chambre Nationale des Huissiers de justice, des commissions disciplinaires, des tribunaux de première instance ou des Cours d’appel.

11. Prescription et recouvrement

11.1. Litiges de consommation

Conformément à l’article XVI.27 du Code de droit économique, les délais de prescription des litiges de consommation envisagés par l’article 2.1. du règlement de procédure sont suspendus dès la réception de la demande complète jusqu’à la date de communication par l’ombudsman aux parties du refus de traiter la demande ou du résultat du traitement de ladite demande.

Conformément à l’article XVI.27 du Code de droit économique les éventuelles procédures de recouvrement des litiges de consommation envisagés par l’article 2.1. du règlement de procédure sont suspendues dès la confirmation par l’ombudsman de la réception de la demande complète à l’huissier de justice jusqu’à la date de communication par l’ombudsman aux parties du refus de traiter la demande ou du résultat du traitement de ladite demande.

11.2. Litiges autres que litiges de consommation

Ni les délais de prescription, ni les éventuelles procédures de recouvrement ne sont suspendus durant le traitement de litiges autres que les litiges de consommation, au sens de l’article 2.1. du règlement de procédure.

12. Conflit d’intérêt

Conformément à l’article XVI.26 du code de droit économique, l’ombudsman communique sans délai, aux parties, toute circonstance considérée ou pouvant être considérée comme affectant son indépendance ou son impartialité ou donnant lieu à un conflit d’intérêts avec l’une des parties.

Si une telle circonstance se présente:

  1. l'ombudsman propose aux parties de soumettre la demande à une autre entité qualifiée pour le traiter;
  2. ou, s'il s'avère impossible de soumettre la demande à une autre entité qualifiée, cette impossibilité est portée à la connaissance des parties qui peuvent s'opposer à la continuation de la procédure. La procédure n’est poursuivie que si les parties, après avoir pris connaissance des circonstances et de leur droit à formuler des objections, n’ont pas formulé d’objections.

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